仕事中に話しかけられた時のタスク管理について（割り込みタスク？）

仕事中に話しかけられた時の対応について

仕事においてフリーランスでもない限り誰かと会話をするタイミングというものがあると思います。

しかし場合によっては集中したいのにさせてもらえない場合もあるでしょう。

私の場合報告も相談も急に来ることが多く、それについて悩まされます。

一番いいのは、緊急度に応じて報告を受けるタイミングを考えてもらい、事前にアポをとってから話し始めることでしょう。

しかし、私の職場では業界的にもそれが難しいように感じます。

込み入った相談は事前にアポをとってもらい相談を受けるようにしていくとして、些細な会話をタスクシュートにおいて同処理をしようかということについて考えてみたいと思います。

割り込みタスク

私はタスクシュートクラウドを使い日々のタスクを管理しています。

簡単に説明すると、 - 1分以上かかるやることはすべて記録する - 実績に基づく計画を毎日立てる

すごくざっくりと話すと上記のようなことをしています。

1分以上の記録と聞くとすごく大変そうに聞こえますが、なれるとそこまでではないです。

なにより、今自分が何をやっているか戻ってこれるのがいいです。

というのも、色々なことに気が散りやすいので、今自分はこれをやっていたんだから戻ってきなさいと自分で自分を説得する材料になるのです。

そして、脱線するなら、今の作業を中断したという記録を取りなさいというのもセットです。

計画を立ててそれ通りに実行し記録を取るとなると、脱線が許されないように感じますがそこまできっちりはしていないです。

そこまできっちりとしていたらここまで続いていないでしょう。

さて、やっと本題につきました。

タスクシュートにおける外的要因で発生したタスクをすぐに実行するには割り込みタスクとして処理をしています。

しかし、他人との会話を「割り込み」と表現するのはいかがなものかとも思うわけです。

まあ、表現は置いておくとして、急に話しかけられた時の脳内の切り替えが難しいことがあるのです。

おそらく周流しすぎなのでしょう。

業務をスムーズに遂行するためには目の前のことに集中し作業効率を高めることは重要でしょう。

そこにおける割り込みを排除すれば集中はできつのです。

そこのバランスがなかなかに難しいのです。

話を聞かないとどうなるか

集中することに特化し、話を聞かないとなると管理職として報告を受けることができず、聞いていないので対処できないという状況に陥ります。

早急な対応が必要な場合も初手が遅れてしまいます。

言い換えると、それらを対処できる仕組みさえ整えれば、話を聞くタイミングというのは自分のペースにすることができるのでしょう。

しかし、あまり話を聞くことに対してルールを細かく決めるとスタッフからは不平不満が出ます。

ここらはやはり難しいものです。

理想は、管理職のマンパワーで業務を進めるのではなく、ここが日常の業務にほんの少し上乗せするだけで積み重なりそれが大きなタスクを終えるような仕組みにしていきたいのです。

私はどうしたいのか

集中して自分のペースで仕事をしたい。

これにつきます。

急ぎの用件ですか？と締め切り間近な場合は確認するのですが、相手にとって今聴きたいと思っている以上急ぎになってしまうためこの質問はあまり意味をなさないです。

時間には限りがあることを皆が理解し、その価値観を共有できて初めて次のステップに進めるのでしょう。

管理職の難しさ

自分のやりたいことを進められると気持ちよく自己肯定感を育まれるように感じます。

裏を返せば自分で自分を褒めないと、なかなか褒めてもらえないものです。

そのためのうまくいったことを増やすために時間管理を行なっていますが、それ以外のことも進めていかなければならないとなると思考の切り替えをスムーズに行う必要があります。

プレイヤーとマネージャーの切り替えがうまくいかないと辛いのです。

これは、締め切りが差し迫っていると特に判断能力などが低下しているように感じます。

だからこそ、ゆとりを持ったタスク消化と、精神的疲労を軽減できるよう仕組みを整えていきたいと朝から感じました。

蛇足

自分の能力には限界があり、その限界まで発揮できるよう日々過ごしています。

最大値がどんなに高くても平均値が低くてはあまり意味がないと思っています。

平均値を高めるためにも今が大丈夫だからという甘えではなく、次に進むための行動を見据えていきたいです。

チラシの裏に書いておくような中途半端な文章になってしまいました。

ここまで読んでくださってありがとうございました。