備忘録 タスクシュートをアナログで行うにはどうすればいいか
アナログタスクシュート のすすめ
タスクシュートとは
- 一日の予定を目的地と見立て、道のりを見積もり時間と見立てる。 目的地の数にあわせて見積もり時間を足せば、最終目的地である業務終了までの時間が分かるというもの
カーナビはあくまで予定であり、実際の時間と異なる場合がある。 - 仕事も同じで、仕事の速度が異なれば予定時刻は変わる。 カーナビの凄いところは見積もり時間をリアルタイムで変更してくれるところ
タスクシュートも自動計算で業務終了時刻を表示し続け、リアルタイムで更新する。
- つまり、割り込みタスクも見通せば、やりたいことも全て終え業務時間内に仕事を終えることができるのである。
タスクシュート の基本
- 記録を取る
- いつも行うことを明日も行うと仮定する
- 計画を立てる
- 記録をとる
昨日行ったことは明日も行う可能性が高い
1週間前に行ったことはまた行う可能性が高い
1ヶ月前に行ったことはまた行う可能性が高い
1年前に行ったことはまた行う可能性が高い
用語解説
セクション
- 仕事時間をある程度のブロックに分けて管理すること
- セクションは1時間程度がオススメ
- 1日を管理しようとすると長すぎて想定が難しいが、短い時間であれば想定がしやすい。
タスク
- やるべき作業のこと。期限が 今 、または 今日であるもの。
- to doはやろうと思っていること。期限が 今 ではない。
壁
- タスク管理を行う上で、動かせない予定のこと。
- 会議や来客対応などがここにあたる。
ルーチン
- 規則的行う作業のこと
- 習慣化されているものはここにあたる。
- タスクシュートは、ルーチンタスクを上手に組み合わせることで業務をスムーズに行えるようになるため、ルーチンはとても重要。
アナログで再現できるか
- そもそもタスクシュートはデジタルで行うことが主流
- それは、タスクの終了時刻をリアルタイムで表示してくれることが大きなメリットだから
- ただし、タスク一つひとつにかかっている時間を知るにはアナログでも再現できるはず
再現方法
フェーズ1 記録をとる
- その日実行したことを横軸ノートに記録する
- ルール
- 記録する項目は2つ。（タスクの名前と終了時刻）
- １分以上かかった行動は全て記録する。
- わからなくなったらそこまでの記録を不明として再開する
- 記録を取れていないことを恥じるのではなく、記録をとることをやめないことが第一優先
フェーズ2 計画を立てる
- ブロック付箋をセクションと見立てる
- 付箋の上にセクションの開始時刻終了時刻を記載する
- 付箋に縦線を入れる
- 左側に予定を記載する
- 予定の横に見積もり時間
フェーズ3 記録をとる
- 立てた計画に合わせて記録をとる
- 記録の撮り方はフェーズ1と同様にタスクの名前と終了時刻を記載する
- セクションを跨ぐ場合は、次のセクションにも同じタスク名を記載し、終了時刻を記載する。その時前のセクションには終了時刻を記載しないで構わない。
フェーズ4 計画と記録を比較する
- 実績が、今の自分の実力と心得る
- 自分が思っていたより時間がかかったと思うタスクに丸をつける
- 予定時間と実績時間、それらの時間差を記載する。
覚書
## 割り込みタスク - 話しかけられたら手を止める - その時に今作業しているタスクの横に時刻を記載する ## マニャーナの法則 - 緊急タスクの締め切りは、今すぐではなく明日が第一候補 - それでも急ぎな場合はまず計画を立て直す - 自分のペースでいかに仕事をするかが、時間通りに仕事を終えるためのコツ ## 7つの習慣 - 第1領域緊急かつ重要なこと - 第2領域 緊急ではないが重要なこと - 第3領域 重要ではないが緊急なこと - 第4領域 緊急でも重要でもないこと - 第2領域をいかに増やすかが人生を豊かにする - それだけでなく、仕事に慌てることもなく過ごすことができる
翌日の計画が立てられていることが理想。 だけど計画倒れになるくらいになるならありのままを記録したほうがいい。
