やりたいくない仕事には仕事の手順書が効果的

仕事においてモチベーションの有無はとても重要だ。

やりたくない仕事と、やりたい仕事。

どちらが効率的に進められるか。

聞くまでもないだろう。

それでも、やりたくない仕事の速度もある程度は上げる必要がある。

そんな時に有効な仕事の手順書を紹介しよう。

目次

やる気がない時はやる気を出さない

初っ端からこんなことを言ってしまうと「何を言っているんだ？」と怒られそうですが、経験則です。

なにかで目にした気もするのですが思い出せません。

問題は、やる気を出す必要がない仕組みつくりということです。

そもそもやる気とは、曖昧なものです。

やる気は減りますし、増えます。

状況次第ではコントロールもできます。

だけど、コントロールしきれなくなった時に破綻します。

ならば、それ以外の手段を最初から持ちましょう。

具体的には、やる気に頼らない仕組みです。

手順書とはタスクを分解すること

突然ですが、大皿に乗ったチャーハンと小皿3枚に乗ったチャーハン、あなたはどちらを取りますか？

私は気分によります。

一気に食べられる時も有れば、小皿1枚食べて休憩したいときもあるでしょう。

ここで重要なのは、分けられるということです。

タスクも、基本的に分けられます。

たとえば、人から依頼された書類を郵便で送るといったタスクがあるとします。

この場合を、逆算してみます。

• ポストに出す
• 切手を貼る
• 封筒に入れる
• 書類を入れる
• 鑑文を入れる
• 先方への送り先を調べる
• 書類の作成・印刷をする

ただ、送るだけでもこれだけのタスクがあります。 これらが全て手元にあれば何のことのないタスクですが、たとえば

• 切手を貼る

切手が手元にない場合、買いに行くか保管されている場所まで取りに行く必要があります。

いくらポストが近くてもコンビニまで切手を買いに行くのでは無駄が発生しますね。

• ポストに出す
• 切手を貼る
• 封筒に入れる
• 書類を入れる
• 鑑文を入れる
• 先方への送り先を調べる
• 書類の作成・印刷をする
• 出勤前に切手を買う

と、そのタスクを始める前に準備が必要なことに気付けるのです。

これらを毎回考えていると面倒です。

しかし、こういった手順は、環境に依存するため部署が変わらなければ大抵の場合変わりません。

一度作成して仕舞えば、

「あの紙を見れば簡単にできる」という安心感が生まれます。

すぐに取り出せる・必ず取り出せる

必要なのは、すぐに/必ず取り出せるということです。

つくった手順書を探すような真似は無駄の極みです。

ここでは、ツールの活用を推奨します。

アナログノートの場合

手順書を作成後2ページ以降のノートに貼ります。

1ページ目は目次にします。

あとで、他人が見てもわかる見出しにするのです。

そうすれば、簡単に見つかりますし、ノートの保管場所さえ整えれば完璧です。

デジタルノートの場合

ウェブベースのものを推奨します。

Googleドキュメントでも、Evernoteでもscrapboxでも、iPhoneのメモ帳でも構いません。

• 消えない
• どこからでもアクセスできる

この二つがあれば問題ないです。

私はscrapboxに記載しています。

メールなどのテキストベースも記録できるとともに、1ページごとにURLが生成されるため、taskchute cloudのリンク機能で、1クリックで手順書に飛べるようにしています。

URLと組み合わせれば、iPhoneのリマインダーなどでも同じことができます。

大切なのは仕事環境の整備です。

いかに、仕事に取り掛かるまでのハードルを下げるか。

これが、やりたくない仕事への効果的な対応策です。

蛇足

やる気が起きないので、新しい手順書でも作ろうと思います。